Die Geschäftsstelle des LV4 im Sportjahr 2015

Der letzte Bericht über die Aufgaben der Geschäftsstelle des Landesverbandes wurde 2011 veröffentlicht. Seitdem hat sich im Verband einiges getan.

Die Mitgliederzahl hat sich in der Zwischenzeit auf über 10000 erhöht. Ende 2014 bestand der Verband aus ca. 430 Vereinen und Mitgliedergruppen

Die Aufgabenvielfalt hat sich seitdem nicht verändert. Sie werden in einigen Bereichen nur anders organisiert.

Was hat sich in den 3 Jahren getan?

  • krankheitsbedingter Ausfall von Personal

  • Homepage erscheint mit neuem Gesicht (2011)

  • Einrichtung eines Newsletters (2012)

  • neues Personal für den Betrieb der Geschäftsstelle (2013)

  • neuer Beauftragter für das Ausstellen von Verbandsbescheinigungen (2013)

  • Inbetriebnahme einer neuen Software für die Mitgliederverwaltung (2013)

  • Einführung des neuen Wettkampfauswerteprogramms (2014)

  • Genehmigung der neuen Sportordnung (2014)

 

Aber alles der Reihe nach.

 

Leider musste die Geschäftsstelle krankheitsbedingte Ausfälle ausgleichen. Hans Britz, der viele Jahre die Bearbeitung von Anträgen auf Verbandsbescheinigungen erledigte, fiel plötzlich und unerwartet krankheitsbedingt aus. Dadurch war die Geschäftsstelle nicht mehr permanent besetzt. Von heute auf morgen spitzte sich die Lage sehr dramatisch zu, da die Post nicht mehr bearbeitet wurde. In der Mitgliederverwaltung musste der Verband zusätzlich den zeitweisen krankheitsbedingten Ausfall von Heidi Sebode verkraften, die dem Verband anschließend nur bedingt zur Verfügung stand. Alles in allem stand der Verwaltungsapparat in großen Teilen weitestgehend still.

 

Betroffen waren im Wesentlichen

  • die Bearbeitung waffenrechtlicher Anträge

  • die Mitglieder- und Vereinsverwaltung

  • Erstellen der BDS Ausweise

  • Bearbeiten der täglichen Post in der Geschäftsstelle

  • Bearbeitung von telefonischen Anfragen

  • allgemeine Korrespondenz im Rahmen der Verbandsführung

 

Es war also Eile geboten, um den Betrieb wieder ins Rollen zu bringen. Horst Ingo Sebode, Präsident des LV4, nahm Kontakt mit Gerd Wedemeier auf, der zu diesem Zeitpunkt bereits Beauftragter für Öffentlichkeitsarbeit des Verbandes war.

 

 

Der pensionierte Berufssoldat hatte bereits im Vorfeld seine Hilfe angeboten, falls der Verband einmal Personalprobleme hätte. Nach einigen Telefonaten traf man sich in der Geschäftsstelle, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

 

Nach Rücksprache mit dem Bundesverband, der zustimmen muss, übernahm er ab März 2013 diese Aufgabe. Zuerst einmal galt es die offenen Fälle zu sichten und den aktuellen Bearbeitungsstand festzustellen. Es waren damals ca. 90 Anträge in laufender Bearbeitung oder neu hinzugekommen.

 

 
 

Nach ca. 6 Wochen sah man endlich Licht am Ende des Tunnels. Die Bearbeitung der Anträge wurde überschaubar. Alle Unterlagen, die älter als 6 Monate waren, wurden nicht mehr bearbeitet.

Hier schienen die Antragsteller offensichtlich kein Interesse mehr zu haben. Die 6 monatige Frist wurde dann als feste Größe für die Zukunft neu festgelegt.

Zusätzlich wurden die Antragsformulare und Merkblätter überarbeitet und „kundenfreundlicher“ gestaltet. Bei den Schützen stieß das auf positive Resonanz. Das Antragsverfahren wurde übersichtlicher.

Die ständig steigende Zahl an Anträgen machte die Überarbeitung dieser Unterlagen erforderlich. Allein im Sportjahr 2014 gingen aus ca. 1250 Anträgen mehr als 1700 Verbandsbescheinigungen hervor.

 
 


Ablage der offenen Anträge

Das Hauptproblem ist und bleibt, dass die Vereinsverantwortlichen und Antragsteller die bereitgestellten Informationen nicht lesen, sondern auf gut Glück die Unterlagen nach Mülheim schicken. Das führt zu Rückfragen und unnötigem Schriftverkehr. Somit bleiben die Anträge liegen, bis die Unterlagen komplett sind.

Wir würden uns wünschen, dass es in den Vereinen einen Verantwortlichen gibt, der die Antragsunterlagen in Augenschein nimmt, bevor sie an den Landesverband geschickt werden. Denn die müssen es ja sowieso unterschreiben.

 

Der Bereich Waffenbefürwortungen arbeitet mittlerweile weitestgehend eigenständig. Wenn es sich um waffenrechtliche Grundsatzangelegenheiten handelt, stehen sowohl Präsident Horst-Ingo Sebode, als auch Gerd Wedemeier den Schützen als Ansprechpartner zur Verfügung. Für die Kontaktaufnahme sind auch neue E-Mail Adressen auf der auf der Homepage veröffentlicht.

Eine zusätzlich geschaltete Telefonnummer von Gerd Wedemeier, sorgt für massive Entlastung bei Herrn Sebode, der sich seit mehr als einem Jahr auch um die Mitgliederverwaltung kümmert. Aber dazu später mehr.

 

Um den administrativen Betrieb in der Geschäftsstelle zu bewältigen, brauchte der Landesverband Verstärkung. Neu im Team ist Janina Pallinger. Die meisten Schützen kennen sie von den Meisterschaften des Landesverbandes. Dort ist sie für den Ergebnisdienst zuständig.

 
 

Zu ihren Aufgaben in der Geschäftsstelle gehört es, die eingehende Post zu registrieren, Unterlagen für die Mitgliederverwaltung vorzubereiten, und die Bearbeitungsgebühren der Waffenbefürwortungsanträge zu verbuchen.

Eine zusätzliche große Aufgabe für sie ist auch die Pflege der Vereinsakten. Es kommen immer wieder Unterlagen von der Mitgliederverwaltung zurück, die in die Akten eingearbeitet werden müssen. Hierzu gehören unter anderem die bearbeiteten Passanträge sowie die gesamte Korrespondenz der Vereine mit dem Verband.

 
 

In den Vereinsakten befinden sich auch die aktuellen Schießstandnachweise und Nutzungsverträge unserer Vereine. Bei stichprobenartigen Überprüfungen wurde festgestellt, dass die Aktualität sehr zu wünschen übrig ließ. Deshalb mussten alle Akten überprüft und teilweise neu sortiert werden.

 
 

Janina bei der "Pflege" der Vereinsakten

Janina Pallinger hatte maßgeblichen Anteil an der Erledigung dieser Arbeit. Im April 2014 wurden also über 400 Akten überprüft, um einen Überblick zu bekommen. In Listen wurde die Gesamtsituation der einzelnen Vereine erfasst.

Das hatte zur Folge, dass viele Schützen, die ab dem 1. Mai eine Verbandsbescheinigung beantragten, ihre Vereine erst auffordern mussten, die fehlenden Nachweise „zu liefern“.

 
 

Auf Grundlage dieser Überprüfung legte Gerd Wedemeier einen „Standnachweis to go“ an, um auch von zu Hause aus Auskunft über die Situation des jeweiligen Vereines zu geben.

Das sorgt für kürzere Bearbeitungszeiten, und man ist nicht gezwungen die Vereinsakten dabei haben zu müssen.

Der "Standnachweis to go"

 
 

Durch den Zuwachs von Mitglieder und Vereinen reichte der alte Stauraum nicht mehr aus. Es wurden zusätzliche Schränke angeschafft, die auch eine Reserve für die nächsten Jahre gewährleisten.

 
 
  
Die Vereinsakten
 
 

In diesen Schränken lagern alle aktiven und ehemaligen Vereinsakten des Landesverbandes. Es ist in der Vergangenheit schon öfter vorgekommen, dass Vereine die sich vor Jahren aufgelöst haben, aber unter demselben Namen wieder neu gegründet werden. Dann wird die alte Akte und Vereinsnummer wieder reaktiviert.

 
 

Die Geschäftsräume haben sich im Wesentlichen nicht verändert.

  

Die Büroräume

 
 

Allerdings war es erforderlich das Archiv für die Ablage der Anträge auf Waffenbefürwortung neu zu organisieren. Leider ist die Zusammenarbeit mit den waffenrechtlichen Behörden immer noch auf Papierbasis. Deshalb muss der Verband auch Anträge in Papierform ablegen. Hier ist eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren einzuhalten. Pro Jahr kommt in etwa ein Schrank an Akten hinzu.

 
 
 
 

Diese Akten sind deshalb erforderlich, um Behördennachfragen zu beantworten. Als Beispiel gab es in 2014 eine Rückfrage einer waffenrechtlichen Behörde, die ins Jahr 2008 zurückführte.

 
 

Im Bereich der Homepage sind wir immer bemüht, die Informationen so aktuell wie möglich zu halten. Seit 2011 erscheint die Homepage in einem neuen Gesicht. In der Zwischenzeit hat der Verband einen Newsletter eingerichtet, um noch mehr Schützen auf kurzem Wege zu erreichen. Die Registrierung ist kostenfrei. Von dieser Möglichkeit sollten noch mehr Vereine und Schützen Gebrauch machen als bisher. Wir verweisen in diesem Zusammenhang auch auf den Newsletter des Bundesverbandes.

 
 

 

 
 

Wie bereits mehrfach auf den Versammlungen angekündigt, wurde die Anschaffung für ein Programm zur Mitgliederverwaltung lange geplant. Ende 2013 wurde dieses Programm installiert und die Daten aus dem alten Programm überführt. Hier ist der Verband für die Zukunft sehr gut ausgerüstet, um die Bearbeitung der Mitgliederdaten zu gewährleisten.

Passanträge und Aufnahme von Vereinen werden zurzeit von Horst-Ingo Sebode, unserem Präsidenten, erledigt. Das Verfahren hat sich ein wenig geändert.

Wurden in der Vergangenheit Marken erst nach Zahlung der Gebühr versandt, wird jetzt der Ausweis mit Marke und Rechnung zusammen verschickt.

 
 
 

Auch hier sind einige Vereine, die es versäumen diese Rechnung nicht zu begleichen. Diesen Vereinen stellt der Verband dann keine Leistungen mehr zur Verfügung.

Im Klartext heißt das, dass bei Beantragung einer Verbandsbescheinigung erst offen stehende Rechnungen zu begleichen sind. Der Informationsaustausch zwischen Horst-Ingo Sebode und Gerd Wedemeier läuft hier reibungslos.

 

 
 

In allen Bereichen kommen oft abenteuerliche Anträge und Unterlagen an

  • Anträge sind unvollständig

  • Einträge sind schlecht oder gar nicht lesbar

  • Lichtbilder des neuen Mitgliedes ist aufgeklebt oder nicht vorhanden

  • Doppelmitgliedschaften werden nicht angezeigt um nur einige Probleme zu nennen.

Hier wird der Verband in Zukunft warten, bis sich die Vereine nach den fehlenden Unterlagen erkundigen. Diese Zuarbeit muss einfach besser werden.

 

 
 
 

Wie bereits angekündigt, wird der Landesverband 4 NRW ab dem Sportjahr 2015 eine Veränderung bei der Anmeldung zu den Meisterschaften einführen.

Das Auswerte- und Anmeldeprogramm wurde von Thomas Christes, aus dem LV 3, für den Bundesverband programmiert, und bei den Deutschen Meisterschaften 2013 und 2014 mit über 8000 Starts sehr erfolgreich angewandt. Ziel ist es, die Meisterschaften aller Ebenen effektiver abzuwickeln und den teilnehmenden Schützen die Möglichkeit zu geben, ihre Starts selber zu buchen.

In Zukunft können die Vereine die Meldungen ihrer Vereinsmeisterschaft an den Bezirkssportleiter per E-Mail verschicken. Dieser wiederum muss die Daten nur noch in seine Bezirksmeisterschaft importieren und alle erforderlichen Daten sind in Sekunden im System. Nach Abschluss dieses Wettkampfes meldet dieser auch nur noch an den Landessportleiter weiter und dieser später an den Bund. Das bedeutet eine massive Entlastung unserer Sportleiter.

Wichtig ist:  Wir arbeiten dann mit einem einheitlichen Format innerhalb des BDS.

2015 wird noch als Übergangsjahr behandelt, aber ab dem Sportjahr 2016 wird es keine Meldungen in Papierform mehr geben.

 
 
 

Mit Wirkung vom 17. November 2014 ist endlich die beim Bundesverwaltungsamt (BVA) eingereichte Sportordnung (SHB) genehmigt worden. Dieses konnte erst nach einem Gerichtsverfahren erwirkt werden, wo mehrere Schießsportverbände gegen den ablehnenden Bescheid des BVA geklagt hatten.

Das hat natürlich auch Auswirkungen auf die Beantragung von Verbandsbescheinigungen. Es wird endlich übersichtlich.

Der LV 4 hat bereits alle seine Vordrucke auf der Homepage angepasst.

Die Änderungen sind marginal. Aber endlich sind alle „Negativlisten“ verschwunden. Die aktuellen Versionen des SHB und die Kennziffernliste mit den Disziplinen, kann man auf der Bundesseite herunterladen.

 
 

Insgesamt ist der Verband für die zu absolvierenden Aufgaben gut aufgestellt. Aber es werden immer wieder Freiwillige gesucht, die bereit sind einen Teil ihrer Freizeit in den Schießsport zu investieren. Es sind immer Funktionen im Bereich der Wettkampfausrichtung und der Administration zu besetzen.

Hier nochmals der Aufruf an die Vereine in ihrem Kreis nachzufragen und ein wenig „Werbung für die Verbandsarbeit“ zu machen. Denn es ist und bleibt nach wie vor unser Hobby.